Gastbeitrag von Benedikt Lautenbacher (LinkedIn)
Ist-Aufnahme der Prozessoptimierung
In meinen Gesprächen mit der Geschäftsleitung zum Thema Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen wird regelmäßig über die Frage diskutiert, wie man bereits elektronisch abgebildete Prozesse sinnvoll nach weiteren Einsparpotenzialen durchleuchten kann. Gängige Praxis ist, Workshops mit einem – häufig geographisch weit verteilten Teilnehmerkreis unter Inkaufnahme von hohen Reisekosten durchzuführen und dabei IST-Prozesse zu besprechen wobei analog erstellte Flowcharts als Diskussionsbasis dienen. In diesen Workshops werden die Prozessverantwortlichen dann oft nicht müde zu betonen, dass ihre Abläufe bereits weitestgehend optimiert sind, Prozessvarianten nicht existieren und wenn doch, aus verschiedenen Gründen unvermeidbar und ohnehin unwesentlich sind. Das Projekt zur Kostenoptimierung ist unter diesen Umständen meist dazu verurteilt, mit Alibi-Ergebnissen bzw. mit minimalen Anpassungen ohne relevante Einsparungen beendet zu werden.
Process Mining
Eine verlässliche Methode, um einen Prozess direkt in einem ERP System zu analysieren, ist das „Process Mining“. Im Gegensatz zu der oben beschriebenen Methode beschränkt sich die Analyse nicht auf die Betrachtung des SOLL-Prozesses und auf die Auskunft der Abläufe z.B. durch die Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter. Vielmehr werden bei der Verwendung von Process-Mining-Programmen alle tatsächlich im System vorhandenen Belege betrachtet und für jeden einzelnen Beleg ein Prozessfluss analysiert und visualisiert. In den folgenden Auswertungen kommen dann in den meisten Fällen zur Überraschung der meisten Beteiligten eine große Anzahl an Abweichungen in den IST-Prozessabläufen zu Tage. Mit diesen Auswertungen hat man nun eine valide Basis für die Analyse und Überarbeitung der Prozessabläufe und deren Varianten. Auf diese Weise können nun messbare Effizienzen gehoben werden.
Die Realität
Darüber hinaus lassen sich zuverlässig und in Echtzeit Compliance-Verstöße identifizieren und nachverfolgen. So können z.B. Prozessabweichungen, die im Unternehmen z.B. per Policy explizit verboten sind erkennen, nachweisen und zurückverfolgen (z.B. der Prozess für eine Anzahl x an Einkäufen startet nicht mit der Bestellung sondern mit dem Scan einer Rechnung).
Process Mining-Analysen sind jedoch nicht auf rückwirkende Betrachtungen beschränkt. Vielmehr können diese auch regelmäßig (z.B. stündlich/täglich) den Buchungsstoff untersuchen und bei Abweichungen gegen einen vereinbarten Prozess eine Eskalation herbeiführen.
Mit zertifizierten Celonis Data Scientist beraten und unterstützen wir Sie bei Interesse gerne. Sprechen Sie uns dazu jederzeit an!
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